Europa blinda la confidencialidad del canal de denuncias
4 de enero de 2020
Europa blinda la confidencialidad del canal de denuncias
La directiva recomienda que debe ser abierto y accesible para terceros relacionados con la organización con motivo de su actividad.
El Consejo de la Unión Europea publicó el pasado noviembre la Directiva 2019/1937 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones cometidas tanto en el ámbito público como en el privado, directiva que deberá ser transpuesta en los Estados miembros en el plazo de dos años.
La Unión Europea busca con esta nueva directiva que los canales de denuncias de las organizaciones, tanto públicas y privadas, sean seguros, garanticen de forma eficaz la protección de los denunciantes e impidan que estos puedan ser objeto de represalias por haber puesto en conocimiento prácticas irregulares en el seno de las organizaciones en las que prestan servicios.
El efecto más inmediato de esta nueva directiva, una vez traspuesta, es que las organizaciones de 50 o más trabajadores o aquellas que por su actividad y su correspondiente nivel de riesgo (en concreto, en los ámbitos de la salud pública y el medioambiente) deberán definir e implantar canales de denuncias.
Dentro de los modelos de compliance penal y de gestión del fraude, el canal de denuncias es uno de los principales mecanismos de control para la identificación de potenciales prácticas irregulares o delictivas. Por ello, su difusión y puesta en conocimiento dentro de las organizaciones resulta clave para su funcionamiento eficaz. Pero, ¿a quién debemos notificar la existencia de este canal de denuncias?
La realidad actual es que la mayoría de las organizaciones mantienen sus canales de denuncias cerrados, es decir, únicamente son puestos en conocimiento de sus empleados. No obstante, la directiva recomienda que este canal debe ser abierto y accesible para terceros relacionados con la organización con motivo de su actividad, como pueden ser, entre otros, proveedores, intermediarios, agentes, clientes,...
Otro aspecto fundamental, como ya hemos comentado, es todo lo referido al anonimato del denunciante. Es muy común que este punto genere cierto recelo entre los empleados y que pueda suponer un freno al uso eficaz del canal. En este sentido, la directiva es muy clara a la hora de destacar la relevancia de preservar la identidad del denunciante en todo momento y de disponer de los mecanismos técnicos adecuados que garanticen la confidencialidad tanto del denunciante como del denunciado mientras dure el proceso de recepción, análisis, investigación y resolución de la denuncia recibida.
Por ello, como establece la directiva, los canales de denuncias deben preservar la confidencialidad de los usuarios, de tal manera que la identidad de la persona que pone en conocimiento prácticas ilícitas debe permanecer oculta en todo momento, pero a su vez, la organización debe disponer de los medios adecuados, como por ejemplo sistemas de encriptado de comunicaciones, para que, en caso de ser necesario, permitan contactar con el denunciante si se requiere de información adicional para el análisis e investigación de la denuncia o, en último término, si así lo requiriesen los cuerpos policiales u órganos de justicia.
Otro punto que es objeto de debate a la hora de abordar la gestión de los canales de denuncias es el relacionado con los destinatarios de las denuncias enviadas y los encargados de su gestión. En este sentido, si bien la directiva determina que cada organización debe contar con un canal de denuncias deja la opción de externalizar en un tercero la recepción y gestión en las fases iniciales las denuncias de infracciones en nombre suyo, siempre que estos ofrezcan garantías adecuadas de respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto profesional.
La tendencia que observamos en el mercado es que cada vez resulta más frecuente que las organizaciones opten por una gestión externa en las fases iniciales de recepción y pre-análisis de la denuncia, así como en la gestión y conservación documental de la misma.
Las principales ventajas que encontramos a la hora de optar por esta externalización son:
La disponibilidad por parte de estos terceros de herramientas específicas para la recepción y análisis de las denuncias.
La especialización en distintos ámbitos de los recursos destinados al análisis de las mismas.
La preservación de la confidencialidad de la denuncia al ser tratada por un externo.
La imparcialidad, homogeneidad y profesionalidad en el análisis realizado.
La trazabilidad a lo largo de todo el proceso seguido en la gestión de las denuncias recibidas.
La adecuada custodia y almacenamiento de las evidencias recabadas durante las investigaciones realizadas.
No obstante, una vez recibida la denuncia y realizado el análisis previo de la misma por parte de estos agentes externos, el resultado debe remitirse a la propia organización que será la responsable última de la intervención, investigación y resolución según consideren oportuno, con el asesoramiento y el soporte necesario de especialistas en la investigación y en cada campo de análisis (legal, laboral, etc.).
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