Formalizar el Alta Censal, en Seguridad Social, en el Registro Mercantil y el pago del Impuesto de Actividades Económicas, pasos indispensables.
Actualmente todos los autónomos que quieran convertir su negocio en una Sociedad Limitada deben seguir seis pasos de manera obligatoria, para que el procedimiento se ajuste a derecho. Desde aquí te comentamos cuáles son, en qué orden se realizan y, cómo se gestionan.
El primer paso lógico a dar es solicitar la baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Recuerda que la baja se hace efectiva desde el día 1 del mes siguiente al que se solicita. Este trámite se puede tramitar online con certificado digital o en persona en las oficinas.
Después llega el alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores. Aquí también debes mirar el calendario, porque ha de ser previo al inicio de la actividad; tienes que darte de alta en el Censo de Obligaciones Tributarias de Hacienda antes de la emisión o recepción de cualquier factura o encargo a nombre de la sociedad. En este listado deben aparecer las mercantiles que realicen actividades extractivas, de fabricación, comercio y prestación de servicios, incluidas artesanía, agrícolas, forestales, ganaderas, pesqueras, de construcción, mineras y el ejercicio de profesiones liberales y artísticas. Para el registro, se entregarán en Hacienda los formularios 036 y 037.
Registrarse en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE). Es obligatorio para todas las S.L., excepto las dedicadas a actividades agrícolas, las ganaderas dependientes, las forestales y pesqueras. También se hace cumplimentando los formularios anteriores. Registrarse en el censo de Actividades Económicas es independiente de que la empresa esté obligada al pago del Impuesto sobre Actividades Económicas y deba presentar las declaraciones del IAE.
Los seguros sociales
Aquí llega el momento de dar de alta en la Seguridad Social a todos los administradores y socios de la S.L. para que coticen y puedan realizar sus tareas conforme a la ley. Según sus funciones tienen que registrarse como autónomos o trabajadores del régimen general. Los socios con más de un tercio del capital de la empresa, los directores y gerentes, se inscriben en el RETA. Además, le acompañarán en este régimen los empleados que, al menos la mitad del capital de la sociedad para la que preste sus servicios estén distribuidos entre socios con los que conviva, y a quienes se encuentren unido por vínculo conyugal o parentesco hasta segundo grado.
El periodo para realizar estas altas es de 30 días naturales desde que la empresa inicia su actividad. El resto de perfiles de trabajadores se deben dar de alta en régimen general. Para ellos, existe un periodo de hasta 60 días naturales anteriores al inicio de la relación laboral.
Otro aspecto fundamental a tener en cuenta en caso de pasar de autónomo a SL tiene que ver con el modo de llevar las cuentas. Y es que, las sociedades están obligadas a contar, al menos, con un libro de actas, un del registro de socios, un listado de acciones nominativas; así como el Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad.
Por otra parte, deben registrar por escrito todos los acuerdos tomados por las Juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad; deben contar con un recopilatorio de las participaciones de los asociados y otro, independiente, de los contratos realizados por la empresa.
Se rellenan en soporte electrónico y se deben presentar para su legalización en el Registro Mercantil por vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social, una vez al año.
Ante este mismo organismo y en el mismo periodo deberás legalizar el Libro Diario y el de Inventarios y Cuentas Anuales. En ningún caso, como indica Hacienda en su web, estos documentos se podrán presentar en papel. Anualmente es necesario enviar toda esta documentación al Registro Mercantil, así como las cuentas consolidadas de la entidad, si las tuviese.
Tras realizar todas estas gestiones podrás continuar con tu actividad profesional bajo el paraguas fiscal de una Sociedad Limitada.
Consejos adicionales
Te recomendamos contar con un certificado electrónico para que uno o varios representantes de la empresa pueden firmar digitalmente cualquier documento emitido por una administración pública; desde Hacienda y la Seguridad Social hasta entidades municipales. Para realizarlo es obligatorio certificarlo en una de las Oficinas de Registro habilitadas, normalmente en los Ayuntamientos.
Además, te recordamos que todas las gestiones se pueden formalizar de manera telemática, es un sistema rápido y seguro que puedes realizar tú mismo. Aun así, la mejor opción será dejarse asesorar por una gestoría, acudir a Cámaras de Comercio o Puntos de Atención al Emprendedor (PAE).
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