La Ley del Impuesto sobre Sociedades establece que los gastos de representación deducibles son aquellos marcados como necesarios para la actividad de la empresa y para generar ingresos a la misma. Sin embargo, no siempre es tan evidente cuales cumplen legalmente esa premisa.
Los gastos de representación tienen como objetivo representar a la empresa ante clientes y proveedores y potenciarla comercialmente, éstos son algunos de los más habituales , regalos de empresa, invitaciones a espectáculos deportivos, de ocio, spas, estancias en hoteles a los clientes, invitaciones a restaurantes, inscripciones en jornadas, conferencias, talleres, etc...
Entre los más habituales están las comidas de trabajo, para que éstas se consideren gasto de representación tienen que tener lugar en un establecimiento hostelero, en una casa privada no se podrá pedir deducción alguna. Para solicitar la deducción en el caso de un restaurante hay que conservar la factura legal con todos sus datos, nombre de la empresa, razón social, NIF, datos del proveedor, fecha, número de factura, desglose de los conceptos, base imponible y tipo impositivo, incluir el número de comensales y el motivo de la comida.
La Agencia Tributaria señala los requisitos para que un gasto pueda ser considerado deducible:
- El pago debe ser imputable de forma contable, contabilizado en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio.
- Tiene que ser un gasto que pueda ser imputable temporalmente y esté justificado en base a alguna documentación: facturas completas, recibos, nóminas, etc. Sin la justificación es no se tendrá el derecho de desgravar el gasto.
- La Ley del Impuesto sobre Sociedades establece que el importe anual destinado a los gastos de representación deducibles no puede ser superior al 1% del importe neto de la cifra de negocios en ese mismo período impositivo
El IVA puede recuperarse, pero es imprescindible que los conceptos estén vinculados a la actividad económica desarrollada por la empresa o el trabajador por cuenta propia. En el caso de importes que superen lo razonable, no suelen admitirse.
Hacienda no considera gastos de representación los derivados de la contabilización del Impuesto sobre Sociedades, ni las multas y sanciones penales y administrativas, los recargos del periodo ejecutivo y el recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo, las pérdidas del juego, los gastos de actuaciones contrarias ordenamiento jurídico, los donativos y liberalidades, las dotaciones para planes y fondos de pensiones y las operaciones realizadas, directa o indirectamente, con personas o entidades residentes en países o territorios calificados como paraísos fiscales o que se paguen a través de personas o entidades residentes en estos, excepto que el contribuyente pruebe que el gasto devengado responde a una operación o transacción efectivamente realizada
